ERP

SERGIO MURILLO/ ULISES LOPEZ

Introducción

Hoy en día cualquier empresa necesita un sistema informático capaz de facilitar la gestión de esta, facilitar el trabajo, comunicación entre sus diferentes partes o sucursales y aumentar así la productividad y eficiencia. Todo esto se puede conseguir mediante un paquete completo de sistema informático como un ERP que interconecte las diferentes partes de la empresa. Como ventajas en la utilización de un ERP podemos destacar mayor seguridad y eficiencia en las transacciones de la empresa, simplificación del funcionamiento, aumento de productividad o mayor control de cada apartado. Durante todo el tiempo que se esté utilizando el ERP se irá acumulando datos sobre la historia de las acciones realizadas que darán información sobre el rendimiento de la empresa hasta que productos se venden más para una mejor elección en el futuro. Así se podrá tener una base de datos que analizar, de donde sacar el rendimiento real de la empresa, que ámbitos están más aprovechados y cuales hay que mejorar. De esta manera se podrá incrementar la productividad y ahorrar de tiempo. Cabe distinguir entre una solución ERP y un programa o conjuntos de programas de gestión. En la situación actual del mercado se pueden observar, como estrategias de marketing, que un programa de gestión cambie su denominación a ERP buscando un nicho de trabajo superior. A diferencia de estos, un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de la empresa. Con esto se descartan programas, llamados suites, formados por múltiples aplicaciones que duplican la información o no la centralizan en una única base de datos. Además de estas características, en un ERP los datos se deben introducir una única vez y mantener la consistencia, facilitando el flujo de información entre las diferentes partes de la empresa: manufactura, logística, finanzas y recursos humanos. Con esto se tendría que poder diferenciar entre las suites de gestión (compuestas habitualmente por programas o módulos de facturación y contabilidad) y el ERP que contiene todo aquello que la empresa pueda necesitar (gestión de proyectos, gestión de campañas, comercio electrónico, producción por fases, trazabilidad, gestión de calidad, gestión de cajas descentralizadas o centralizadas (TPV 's), pasarelas de pago electrónico, gestión de la cadena de abastecimiento, logística, etc.) integradas y enlazadas entre si. No basta con tener alguna de las funcionalidades, hay que tenerlas todas, aunque no se utilicen, para estar disponibles para necesidades futuras. El saber si una empresa necesita o no un ERP es otro asunto. Por ejemplo, una empresa que necesite de una cadena de abastecimientos le puede ser vital un ERP (depende en gran medida de esta cadena de abastecimientos y su logística asociada). En cambio, para una empresa que únicamente necesite automatizar una parte de sus procesos de negocio puede no ser tan importante un ERP. Que para el primer ejemplo se necesite un ERP puede ser más claro, pero que para el segundo necesite una suite de gestión puede ser más discutible y se tendría que evaluar las necesidades reales de la empresa.

Concepto

Un ERP, o planificación de recursos empresariales, es una completa herramienta de gestión de

empresa donde todo lo necesario está integrado en una misma aplicación. La aplicación suele estar

formada por diferentes módulos que dan diferentes funcionalidades y abarcan distintas necesidades

de la empresa: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de

proyectos, gestión de almacén, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas etc. Por lo

tanto, un ERP sería la integración de todas estas partes. Lo contrario sería una empresa que sólo

usara un programa de contabilidad. Un ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los

procesos de negocio de la empresa.

Los objetivos de un ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería

Algunas de las ventajas de los ERP's son:

• Aumento de la productividad de la planta o negocio.
• Reducción de inventarios.
• Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
• Disminución de compras.
• Disminución de comisiones bancarias por cheques expedidos por órdenes.
• Diseño de ingeniería para mejorar el producto.
• Seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa.
• Compleja administración de interdependencias de los recibos de los materiales, de los
• productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y
• mejora.

Requerimientos

Conjunto de requerimientos técnicos por el que se deberá guiar la adquisición y desarrollo del sistema informático de gestión económica adaptado a la empresa.

Para todas las instalaciones del software que sean necesarias se deberán respetar unos criterios y

requisitos técnicos que se describirán a continuación.

La empresa adjudicada encargada de la instalación deberá dejar en correcto funcionamiento el

software instalado tanto en las máquinas clientes como en los servidores. 

Los requerimientos constituyen en si las necesidades funcionales que tienen nuestros usuarios o clientes y que están o deben ser cubiertas por la solución que se esta implantando, cuando la necesidad funcional ya esta cubierta por la solución implantada es simplemente un requerimiento de adiestramiento o documentación.

Los requerimientos los podemos clasificar en primera instancia de 2 tipos:

• Requerimientos de implantación
• Requerimientos de Soporte

 Los requerimientos de implantación serán todos aquellos identificados y documentados antes que la cuenta entre en operación, estos los podemos clasificar en:

• Requerimientos Funcionales de interfaz
• Requerimientos de reportes y formatos
• Otros Requerimientos

Los requerimientos de soporte presentan las siguientes características con respecto al primer grupo:

• Son menores en cantidad
• Su prioridad es menor
•  La gran mayoría no están identificados en el inicio de la implantación

Este segundo grupo los podemos clasificar en:

• Requerimientos de Complementos
• Requerimientos de Reportes 

Ambos grupos de requerimiento en la mayoría de la ocasiones constituyen la vía mas correcta para escalar funcionalmente la solución que se esta implantando, toda tipo ERP debe poder escalar y no ser una caja negra que solo acepta 5 formatos adicionales.

• El ciclo de vida de un requerimiento lo podemos definir de la siguiente manera:
• Inicio/identificación  por parte del cliente
• Reporte del requerimiento a la empresa consultora
• Levantamiento por escrito por parte de la empresa consultora
• Documentación del requerimiento
• Estimación del costo de desarrollo junto al equipo de programadores
• Presentación al cliente del presupuesto de ejecución
• Aprobación por parte del cliente
• Inicio del desarrollo por parte de la empresa consultora
• Validaciones y pruebas internas
• Documentación
• Liberación e instalación en el servidor del cliente
• Validaciones y pruebas junto a los usuarios responsables
• Ajustes menores
• Cierre del caso
•  Los factores que pueden complicar la correcta ejecución e implantación de un requerimiento son:
• No identificar claramente que el cliente no sabe lo que realmente quiere
• No dejar por escrito toda la funcional suministrada por el cliente y que este asuma que cierta funcionalidad es lógico que el programa o pantalla lo haga.
• No definir por escrito  los tiempos de ejecución del requerimiento
• No ejecutar suficientes pruebas internas o pruebas de calidad
• Rebajar horas de consultoría o programación para complacer al cliente o ganar la oportunidad de negocio.
• Que el recurso que ejecute el levantamiento de información del requerimiento no tenga la suficiente base funcional y técnica para anticipar situaciones problemáticas futuras y que la suministre al equipo técnico.
• Que el equipo de desarrollo no tenga la capacidad técnica requerida para ejecutar el requerimiento.

Implantación

Organizar el proyecto

Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.

Definir las medidas de desempeño

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema ERP.

Crear un plan inicial detallado del proyecto

Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.

Capacitar al equipo para el proyecto

Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.

Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.

 Revisar la integridad de la base de datos

La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización.

Instalar el nuevo hardware

El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto)

El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

Capacitar masa crítica

La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.

Entrenamiento sala piloto

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.

Integración de datos

La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecución

Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.

Mejoramiento continuo

Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.

Conclusión

El ERP es un sistema que apoya de manera significativa los procesos de una empresa cada día son más las empresas de todo tipo que optan por un sistema ERP, no viendo este tipo de programas un lujo, sino una necesidad.

Cada vez, más empresas se dan cuenta de la importancia de los sistemas y tecnologías de la información, siendo el impacto de estos sistemas cada vez más importante. Con estos sistemas se logran obtener ventajas competitivas respecto a la competencia, siempre y cuando estos hayan sido correctamente implantados

Fuentes

José Paredes / jfparedes@factorysoft.com.ve

http://www.tuerp.com/g/proceso

http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm